リモートワークとチャットツール|快適な社内コミュニケーションのために

MOVEDでは、メンバー全員がリモートワーカー。
リモートワークでは、オフィスに通勤する必要がないため、一般的な会社員とは違い顔を合わせる機会がほとんどありません。
そんなリモートワークで、コミュニケーションの中核を成すのが、「Slack」や「chatwork」のようなチャットツールです。

リモートワークでは、直接会う際のコミュニケーションとは異なった点に注意しなければなりません。
リモートワークで日々チャットツールを使うMOVEDだからこそ言える、チャットツールの快適な使い方について紹介します。

リモートワークで起こりやすい問題とは

リモートワークでは、目の前に相手がいない以上、面と向かってのコミュニケーションとは違った問題が起こってきます。

よく起こる問題としては、

・意思疎通が図りにくい
・返事が遅い、読んでいるのかわからない
・プライベートでも気持ちが休まらない

といった点です。

これらの問題点は仕事を進める上で、大きな障害になりかねませんし、ストレスの原因となってしまいます。

では、どのようにこれらの問題と向き合えば、チャットツールで円滑にコミュニケーションをとれるのでしょうか。

チャットツールで円滑にコミュニケーションをとるために

先程あげた3つの問題点を解決するためには、意識すべき点が3つあります。

・日本語の使い方
・スケジュールの事前共有
・チャットツールの通知設定

これらを意識して改善することで、「場所や時間にとらわれない」というリモートワークの良さを潰さずにコミュニケーションを図れるようになります。

日本語の使い方

チャットツールでのやり取りでは、意思疎通うまくいかない場合が出てきます。
その原因は、

・単語を省略してしまった。
・助詞の使い方を誤った。

というものが大半です。
そのため、これらを意識して改善すれば、おのずと意思疎通を図りやすくなります。

単語は省略しない

チャットツールでのコミュニケーションでは、単語はしつこいくらいに繰り返しましょう。

例えば、

「それは先に作成するようにしてください。」

というような文章の場合、聞き手側は「それ」に当てはまる単語を想像する必要があります。
そのため、長い文章の場合、聞き手側は「それ」に当てはまる単語を勘違いしてしまう可能性が出てくるでしょう

「会議資料は先に作成するようにしてください。」

としたほうが、聞き手が勘違いせずに済みます。

このように、チャットツールでは「それ」や「これ」などの指示代名詞を使用するのではなく、単語を省略しないで使うのが、ミスのないコミュニケーションを図る上では重要です。
特に、文章が長くなってしまうと、指示代名詞が何を指すのかわかりにくくなってしまいます。
長文になればなるほど、単語は省略せずに書くようにしましょう。

助詞の使い方を意識する

普段あまり意識せずに使っている助詞ですが、これらの使い方を意識すると誤解を生みにくくなります。

助詞は「が」「の」「と」「に」「を」などを指し、名詞と動詞を繋いだり、名詞と名詞を繋ぐ役割をしています。

例えば

・私( )あなた( )話をした。

とした場合、( )の中に入る助詞は様々です。

・私があなたに話をした。
・私とあなたが話をした。
・私にあなたが話をした。

入る助詞が変わるだけで大きく言葉の意味が変わってしまいます。
そのため、助詞にはタイプミスがないように気をつけなければなりません。

神経質になりすぎる必要はありませんが、こういった知識を持っているかどうかで日本語を崩したときに意味が伝わるかどうかの差になってきます。

スケジュールの事前共有

メッセージを発言しても反応がない場合、発言者にとってストレスになってしまいます。
フルフレックスのリモートワークで、仕事をしている時間がバラバラであれば、メッセージへの反応に時間がかかるのは仕方のないことです。

しかし、事前にスケジュールを共有していれば、

「打ち合わせがあるから返信できないんだな」
「今日は休みだから、返信がなくて当たり前だな」

と、返信がない理由がわかるので納得できるようになります。

予定の内容までを共有する必要はありませんが、稼働しているのかどうかだけでも共有しておけば不要なストレスを感じなくて済みます。

MOVEDでは、使用しているチャットツールの「Slack」に、稼働状況を共有する『おはようチャンネル』ができました。
『おはようチャンネル』では、仕事を始める際にどの程度稼働するのかを自己申告します。

チャンネルを設置したことで、メンバーがどのような働き方をしているのか見えてきました。
ひとりひとりの働き方に個性も見えてきて、メンバーからも好評です。

チャットツールの通知設定

リモートワークでは、休暇中であってもチャットツールやメールから通知が来ることから、心が休まらないと感じる場合があります。
リモートワークで365日24時間連絡のやり取りが起こってしまうのは、性質上仕方ありません。
ですので、セルフマネジメントを強化し、自分が仕事中なのか、そうでないかのON/OFFを明確にするのが重要です。

セルフマネジメントをしっかりと行うためにも、チャットツールの通知設定を自分にあったものに変更することをおすすめします。

MOVEDで使用しているチャットツールの「Slack」では、

・特定の時間は通知しない「おやすみモード」
・「ダイレクトメッセージ」や「メンションされたメッセージ」のみの通知

などを設定できます。

特に「おやすみモード」は、何時以降は仕事をしないと決めている人は設定したほうがいいでしょう。
「おやすみモード」を設定することで、明確にON/OFFを設定できます。

MOVEDメンバーの名嘉も、通知を常時OFFにすることで「チャットを確認するぞ!」と思った時にだけ見る能動的なチャットツールの使い方を実践し、通知疲れを軽減することに成功しています。

Slack以外のチャットツールであっても、こうした通知の設定をできるものが多いです。
自分に合った設定にカスタマイズして、自分にとってストレスにならない設定を少しづつ見つけていきましょう。

まとめ

今回紹介した点を少し意識するだけで、ストレスフリーにチャットツールでコミュニケーションを図れるようになるでしょう。

チャットツールはあくまでもコミュニケーションのための道具です。
そのため、使う側が使いこなせていなければ、チャットツールの本来の良さを引き出せないかもしれません。

MOVEDでは、今回紹介したような内容をプロジェクト管理アプリの「Backlog」でwikiに書き込んで周知しています。
うまくチャットツールを使いこなして、快適なコミュニケーションを図れるように、使う人間が意識を変えてみましょう。

ライティング/中田